論項目的成本管理
【摘要】
本文以我作為項目經理主持的某大型化工企業信息化系統實施項目為例，對項目成本管理進行了論述。信息系統項目的成本管理主要包括成本估算、成本預算和成本控制。成本管理的目的是通過執行項目成本管理過程與使用一些基本項目管理工具和技術，改進項目成本績效。本文結合我的工作實踐，討論了信息系統項目中的成本管理問題。本項目中我們主要采用了在計劃階段做好成本估算與成本預算工作；在實施階段進行成本跟蹤和控制；有效監控可能造成成本超支的風險因素等措施。實際結果表明，該項目的最終成功在很大程度上歸功于運用上述方法在項目過程中各個階段對成本的有效管理和控制。
【正文】
2012年5月，江蘇某大型化工企業根據上級集團公司的信息化標準要求，進行企業信息系統的建設實施。該信息系統總投資兩百六十萬，項目周期為6個月，主要包括辦公自動化系統（OA）與客戶關系管理系統（CRM）以及相關的網絡平臺建設。系統要求該企業總部與各個下設辦事處和生產廠區在網絡專線互聯互通的基礎上通過該信息系統達到信息統一管理、及時交流共享以及統計分析，從而提高企業生產和銷售效率的目的。我作為公司技術部門的主管，有幸被公司領導指派為項目經理，負責該項目的整體管理。
信息系統項目的成本管理主要包括成本估算、成本預算和成本控制。成本管理的目的是通過執行項目成本管理過程與使用一些基本項目管理工具和技術，改進項目成本績效。我們十分重視項目的成本管理，在本項目中，為了在計劃階段做好成本估算與成本預算工作，使用了MS-Project項目管理工具、制定完整的WBS、正確的項目資源估算、自下而上的項目成本估算，成本總計的項目成本預算等方法；為了在實施階段進行成本跟蹤和控制，使用了定期提交項目周報，通過掙值分析來評估項目績效和偏差的量級；為了有效監控可能造成成本超支的風險因素，使用了風險管理計劃模板和風險事件列表模板以及主動與客戶落實未明晰事項。通過以上方法，在項目過程中各個階段對成本進行了有效管理和控制。
一、計劃階段做好成本估算與成本預算工作。
成本估算和成本預算是成本控制的基礎。我在本項目中對成本估算與成本預算主要采取了以下方法：（1）采用MS-Project項目管理工具。根據以往的項目管理經驗，我選擇了MS-Project作為企業信息化系統建設項目管理工具。MS-Project提供了豐富的報表分析工具，能夠幫助我對項目成本、項目范圍、項目進度等多個方面進行管理。（2）制定完整的工作分解結構（WBS）。WBS是項目管理的基礎，也是項目成本管理的基礎。只有建立了完備、無遺漏的WBS，才能夠確保項目成本估算與成本預算的準確性。在項目啟動之初，我們就對OA系統和CRM系統的具體需求和業務流程做了深入細致的調研分析，并在MS-Project的幫助下建立了完整的WBS。（3）正確的項目資源估算。項目資源估算也是項目成本估算的重要輸入之一。在成本估算之前必須明確項目所需資源的種類和數量，以及項目資源的單價。在該信息系統的網絡平臺建設中我采用了專家判斷法，定義出了詳細資源列表，將項目所需的路由器、交換機等網絡設備的單價與數量以及光纖布線單位價格與布線距離等都列入表中，從而可以計算出總成本。（4）自下而上的項目成本估算，成本總計的項目成本預算。結合項目實際情況與MS-Project的便利性，在成本估算上，我主要采用了自下而上的方法。在估算項目任務的成本時，我們將WBS的每一個任務做工作量評估，每一項任務必須控制在每人每周以內。在成本預算上，我主要采用了成本總計的方法，按已制定的成本估算與WBS，將項目總成本分配到項目的各項具體工作中。此外我還預留了管理儲備金，用于應對計劃之外可能發生的變更。
二、實施階段進行成本跟蹤和控制。
在項目實施階段需要進行成本的跟蹤和控制，而成本控制的一個重要組成部分，就是確定偏差產生的原因、偏差的量級以及決定是否需要采取行動糾正偏差。因此我規定項目組成員每周五通過電子郵件提交項目周報，報告中要求以百分比形式量化任務完成情況，把各自本周內完成的任務進度情況和下周任務計劃進行匯報，然后我把各項任務的實際數據輸入到進度計劃中，MS-Project自動生成成本統計表，清楚的顯示出任務的基準和實際成本信息，通過掙值分析技術，用成本基準來評估項目績效和偏差的量級。同時，我還根據以上參數繪制出曲線圖，定時檢查成本是否超支。如在項目建設第30天，我們對各項活動成本進行了統計，結果如下：已完成工作實際成本（AC）為54萬，已完成工作預算成本（EV）為60萬，計劃工作預算成本（PV）為55萬。經計算，成本偏差（CV）為-6，進度偏差（SV）為5。這表明進度提前，但是費用超支了，從繪制的曲線圖中也可以清楚的看出來。由此，我們分析了造成這種情況的原因，并對計劃進行了相應的調整。
三、有效監控風險因素
由于本項目存在涉及范圍廣、需求和范圍界定不清晰、用戶參與度不足以及各種技術難題等主要風險因素，所以項目中我對項目風險進行了必要的管理，盡量避免風險事件的發生而引發的項目成本增加或超支。為了讓項目組在各個階段保持良好的風險意識，我采用了風險管理計劃模板和風險事件列表模板，把項目中各組成部分的主要風險事項按照排名張貼在公告欄上。特別是客戶方面，我定期把某些由于客戶方未明晰需求的風險事件發送給客戶方項目負責人，以引起客戶方的足夠重視，并且為了能夠盡快落實未明晰的事項，我與客戶方主要項目負責人多次進行了面對面的溝通，通過對利弊關系的陳述，最終達成了相關事項的共識，從而明確了相應的項目成本，減少了由此而引發的成本超支問題。
企業信息化系統在2012年11月如期正式上線，系統整體運行狀況良好，受到了客戶方的一致好評。項目的成功得益于通過在計劃階段做好成本估算與成本預算工作、在實施階段進行成本跟蹤和控制、有效監控可能造成成本超支的風險因素等措施，在項目各個階段有效的管理和控制了項目成本。但是項目中也存在著一些問題，導致了成本偏差。經過項目結束后分析偏差來源，發現主要在于遺漏了某些因素對成本的影響，比如項目組某些前期一直參與程序開發的成員調到其他項目組后，之后補充進來的項目組新成員需要經過適當的技術培訓，才能參與到開發工作中，而由此就會產生相應的費用成本。還有由于項目所需的設備產品價格上漲，而引起的采購成本增加，今后我會特別注意此類情況，避免類似問題的發生。通過本項目的實施，我更加深刻的體會到成本管理的重要性。一個項目，如果沒有好的成本管理方案，不僅僅是造成成本超支，更會嚴重影響到項目進度和項目質量等多個方面，甚至因此而造成整個項目的失敗。在以后的項目中，我會謹慎靈活的選擇適合具體項目情況的成本管理策略，保證項目任務的順利完成，爭取獲得更多客戶方的認可。