本文以中培偉業《軟考項目經理中高級考前培訓》學員簡經理項目實踐為背景，論述了做好溝通管理應注意的問題及溝通管理對IT項目管理最終成功的重要意義。

2014年8月，簡經理所在公司承接了省人民醫院LIS檢驗信息系統的集成項目的建設工作，整個項目投資近1500萬元，建設工期為10個月。該項目是省衛生廳為了推動該省醫療行業信息化建設的一項重要建設工程。主要工作是應用LIS檢驗信息系統，整合以省人民醫院檢驗科為中心的多個應用系統，建設一套高效、統一、綜合性的醫療檢驗信息系統。目的在于提高檢驗的效率、效益。包括降低運行成本，人力資源成本，控制費用漏洞。該信息系統集成項目以orcle10g數據庫為平臺，建立了一個可以存儲省人民醫院檢驗信息、儀器管理信息、財務管理信息以及運營管理信息的的綜合中心數據庫，開發了檢驗工作站、醫生護士工作站、試劑管理子系統以及綜合管理等系統，搭建了千兆以太網的高速網絡平臺，確保實現不同應用操作平臺的集成、異構數據庫的集成，達到數據共享，應用集成。在該項目中，簡經理擔任項目管理工作。     

項目進度計劃是否按時執行，是否存在變更，如何體現給不同的項目干系人。不同的干系人之間，在對待問題上，可能存在著差異，怎樣平衡不同干系人之間的期望。項目溝通管理主要用于信息的產生、收集、分發、存儲以及最終處理的過程。針對項目的規模大，任務重、時間緊張、風險高和團隊結構復雜等特點，在該項目的溝通上可能會存在許多難點。本人以項目溝通管理實踐經驗結合該項目進行以下幾個方面進行管理，保證了該項目中各方干系人溝通及時到位，項目順利竣工。     

.溝通管理計劃編制 

由于項目中涉及到的干系人對項目的期望和項目結果的關注度不同，需要首先針對干系人進行分類，針對不同的分類設置各自的溝通計劃。針對本項目，項目組將干系人分為以下三類：第一類干系人：總體負責項目的領導；第二類干系人：最終業務使用人員，第三類干系人：甲方委派的系統參與人員及項目團隊成員。這三類干系人的溝通方式各不相同，所關心的項目目標也各不相同。第一類干系人關注整體項目進度，所以需要定時在各里程碑節點召開里程碑評審會議，評審項目階段里程碑的成果，及是否可以開展下面的工作，對領導的評審意見進行匯總，反饋。第二類干系人關心的是項目的具體功能是否符合需求，需要在不同的階段，對項目成果進行階段性評審，提供階段性的成果供業務使用人員。第三類干系人關心的是項目的質量，需要召開周例會，確保項目按質按進度正常開展，定時進行技術評審會議，內部人員可以采用msn，rtx等即時通信系統進行非正式溝通，可以節省掉一些可開可不開的碰頭會議。

.干系人管理 

對于項目中不同干系人對于項目的影響程度，需要針對不同干系人進行管理。對于一類干系人，一定要匯報他所關注的點，如進度問題、成本使用情況，如各單位對于項目的意見和反饋，以期望達到項目重要干系人給予簡經理最大的信任。對于二類干系人，主要都是實際業務負責人，對實際項目的業務流程方面有一定的權威，需要采用虛心的態度，達到雙方融洽的合作關系。對于三類項目團隊干系人，采用嚴謹的制度、寬松的工作氛圍和適當的獎勵方法，來提升隊員的積極性。 

本項目初期制定了溝通計劃以及在實施過程中嚴格進行了績效的報告、項目分發和干系人管理。但是由于溝通的對象是人，而且項目中涉及到的人員較多，還是會出現一些問題，以下針對兩個典型的情況進行闡述。 

在團隊內部，團隊成員既有新人，也有多年豐富經驗的骨干，人員的績效結果也參差不齊。在項目進行了3個月后，有組員出現了情緒不高的情況，簡經理和子項目負責人進行了私下分析和了解，發現由于熟悉業務和技術的人員都關心自己的績效完成情況，對于新人的請教和學習沒有耐心解答和幫助。針對這樣的情況，簡經理和各負責人商議。并且每個月中和月底，定期組織項目成員進行培訓或者經驗交流會議，為期一天，每次由2-3個骨干進行主持，內容豐富或者效果好，則給予一定的獎勵，加強團隊的整體能力提升。 

在團隊的外部溝通，也會出現一些情況，如在項目的項目管理子系統，涉及到的兩個不同工作部門，經營部和項目部，兩者有一個立項業務是相互關聯的，調研出來的結果，兩個部門給出的數據統計和使用方式完全不同。兩個部門由于私下有些不合，就這個業務堅持自己的處理方式。最后簡經理和兩個子項目負責人分別同兩個部門進行了溝通，轉換了表現的方式，把一個業務在表現上進行了拆分，在后臺進行操作，最后兩個部門都接受了這個結果。雖然在技術上花費小的代價換了一個方式，但是能最終解決問題，達到客戶的滿意度是關鍵。  

.信息發布 與績效報告

信息發布主要針對項目溝通管理中涉及到的干系人，定時進行項目信息分發的過程。根據溝通計劃區分的三類干系人，采用不同的方式盡心信息發布，對于一類干系人，在每個月末將項目的進度情況、本月內產生的各會議評審報告，由簡經理采用電話和郵件結合的方式進行發布，對于第二類干系人，每月在月末將項目的完成功能，質量情況和各內部評審的會議報告由簡經理采用電話和郵件的方式進行分發。對于三類干系人，因為身處項目團隊集中辦公環境中，所以將周例會報告、項目各技術評審報告（除匯報給第一干系人的整體項目報告外）和項目所有技術文檔，由配置文檔管理人員每周更新到團隊共享的項目管理數據庫中，項目成員可以隨時進行檢索和查看。     

績效報告主要為了定時進行工作的匯報，與指定的進度、質量、范圍等基準進行比較，找出實際與計劃之間的偏差。針對不同的干系人，進行的績效報告方式也不同。對于第一類干系人，主要關注項目的進展情況，所以采用里程碑會議評審的方式進行績效匯報，記錄評審結果和變更要求，由簡經理和各子系統負責人主持召開進行匯報，對會議提出的變更部分進行記錄，形成會議評審報告，在會后進行分發和跟蹤反饋。對于第二類干系人，關心功能實現情況和提出的問題改進情況，所以采用階段性的評審會議。由簡經理或者各子系統負責人主持召開，評審后進行會議報告的分發和變更改進問題的反饋結果。對第于三類干系人，需要每個團隊成員每天記錄自己的工作完成情況，每周進行總結，由分系統的組長對照進度表，匯總后上報給子系統負責人，子系統負責人每周一上午召開周例會，總結上一周的工作和各評審會議提出問題的跟蹤情況。會后將結果匯報給簡經理并抄送項目成員。   

綜上所述，在實際項目管理中，良好的項目溝通管理工作會為項目的成功奠定堅實的基礎。無論是在前期的需求獲取或者后期的項目開發工、團隊內外方面，溝通都是必不可少的，也是必須重視的一部分項目管理工作。在今后的項目管理工作當中，簡經理更加會注重項目各方利益的權衡，繼續深入各方的溝通，協調好開發工作的各個部分的關系，更好的完成項目