整體管理是確保IT項(xiàng)目管理圓滿成功的保障。為此，中培偉業(yè)《PMP項(xiàng)目管理國(guó)際認(rèn)證》學(xué)員趙經(jīng)理以自己的項(xiàng)目實(shí)踐經(jīng)歷，對(duì)此做了總結(jié)和探討。某市供水企業(yè)，為了加強(qiáng)企業(yè)的計(jì)量管理和財(cái)務(wù)管理，準(zhǔn)備上一套先進(jìn)的供水企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)，趙經(jīng)理所在公司通過(guò)招標(biāo)承擔(dān)該信息項(xiàng)目開發(fā)工作，他本人作為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理工作。  

項(xiàng)目總預(yù)算350萬(wàn)，項(xiàng)目采用B/S架構(gòu)，分為計(jì)量管理，繳費(fèi)管理，財(cái)務(wù)管理，綜合統(tǒng)計(jì)和報(bào)表打印等多個(gè)子系統(tǒng)，涉及總公司財(cái)務(wù)處，計(jì)量所，及各區(qū)營(yíng)業(yè)廳及營(yíng)業(yè)所，銀行及郵政儲(chǔ)蓄，因涉及范圍較廣，趙經(jīng)理首先想到的是應(yīng)該將主要精力放在項(xiàng)目的整體管理上，科學(xué)地運(yùn)用相關(guān)理論知識(shí)及其指導(dǎo)方法，協(xié)調(diào)完成項(xiàng)目所需的所有人員、計(jì)劃和工作，帶領(lǐng)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)走向成功。下面分別從項(xiàng)目章程和項(xiàng)目初步范圍說(shuō)明書的制定、項(xiàng)目計(jì)劃編制、項(xiàng)目的指導(dǎo)和管理、項(xiàng)目的監(jiān)督和控制、項(xiàng)目綜合變更控制等方面對(duì)項(xiàng)目的整體管理過(guò)程加以簡(jiǎn)要論述

該企業(yè)所在的市是全國(guó)較大的城市，近幾年隨著城市建設(shè)步伐不斷加大，該企業(yè)面臨著計(jì)量糾紛不斷增加，水費(fèi)流失日趨嚴(yán)重，傳統(tǒng)的管理模式難以適應(yīng)現(xiàn)代城市的發(fā)展，為了改善服務(wù)，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。企業(yè)完善相關(guān)管理流程和制度，并準(zhǔn)備通過(guò)信息化軟件，提升企業(yè)管理，提高效率，堵塞漏洞。在這種環(huán)境企業(yè)準(zhǔn)備定制一套供水企業(yè)綜合信息管理系統(tǒng)。趙經(jīng)理通過(guò)項(xiàng)目背景了解，深刻認(rèn)識(shí)到信息化軟件對(duì)企業(yè)管理的重要性，也認(rèn)識(shí)到通過(guò)系統(tǒng)化項(xiàng)目整體管理過(guò)程能夠完成該項(xiàng)目軟件開發(fā)工作。

程和在項(xiàng)目章程和項(xiàng)目范圍說(shuō)明書（初步）。在在制定項(xiàng)目章程過(guò)程中，趙經(jīng)理多次與該供水企業(yè)相關(guān)干系人進(jìn)行溝通，確定項(xiàng)目的目標(biāo)，記錄企業(yè)主要干系人對(duì)項(xiàng)目的需求，通過(guò)銀行等外部干系人了解該項(xiàng)目存在的制約因素以及各干系人的商業(yè)需求，后期整理成項(xiàng)目章程文件并向相關(guān)的干系人進(jìn)行了報(bào)送，征求他們的意見，取得共識(shí)。趙經(jīng)理通過(guò)詳細(xì)理解該供水企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，確定該項(xiàng)目的初始范圍，并通過(guò)相關(guān)干系人的確認(rèn)。

二、項(xiàng)目規(guī)劃 項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程組主要任務(wù)是確定和細(xì)化目標(biāo)，并規(guī)劃為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目規(guī)范的行動(dòng)方針和路線，主要成果是項(xiàng)目計(jì)劃。制定項(xiàng)目計(jì)劃工作中，趙經(jīng)理主要綜合項(xiàng)目約束性指標(biāo)先制定一個(gè)用來(lái)協(xié)調(diào)所有其他計(jì)劃、以指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施和控制的文件，形成一個(gè)概要項(xiàng)目計(jì)劃。主要有項(xiàng)目的條件和總體方案，可以為各干系人之間的關(guān)于項(xiàng)目計(jì)劃前期溝通提供依據(jù)。根據(jù)溝通結(jié)果和項(xiàng)目管理的需要，帶領(lǐng)項(xiàng)目組先制定各個(gè)分計(jì)劃如進(jìn)度計(jì)劃等，然后按照統(tǒng)一平衡原則綜合成本計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃等各分計(jì)劃制定項(xiàng)目計(jì)劃，同時(shí)還為項(xiàng)目評(píng)測(cè)和控制提供了一組基線，并確定了的里程碑。考慮到該項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)，趙經(jīng)理重點(diǎn)制定了項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、成本計(jì)劃和人力資源計(jì)劃。在進(jìn)度計(jì)劃中添加預(yù)留時(shí)間，成本計(jì)劃中關(guān)注了應(yīng)急準(zhǔn)備金，在人力資源重點(diǎn)做人員培訓(xùn)安排。

當(dāng)然，項(xiàng)目計(jì)劃的制定和執(zhí)行，也必須考慮和注意它的動(dòng)態(tài)性和靈活性。由于項(xiàng)目復(fù)雜程度高、涉及面較廣、所以其中的變更是在所難免的。在該項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于企業(yè)業(yè)務(wù)需求的修改，或由于各方交流的失誤等，曾經(jīng)導(dǎo)致了部分項(xiàng)目?jī)?nèi)容的變更從而致使了項(xiàng)目計(jì)劃的變化和調(diào)整等。而且這種計(jì)劃動(dòng)態(tài)修訂的次數(shù)還不止一次。所以項(xiàng)目計(jì)劃制定以后并非一勞永逸，它與項(xiàng)目監(jiān)控過(guò)程相互作用，有一個(gè)的滾動(dòng)式規(guī)劃漸進(jìn)明細(xì)修訂過(guò)程。

為了減少阻力，充分發(fā)揮一把手在信息化建設(shè)項(xiàng)目中的作用，趙經(jīng)理策劃了該企業(yè)綜合信息管理系統(tǒng)的啟動(dòng)會(huì)，邀請(qǐng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)和趙經(jīng)理公司高層，項(xiàng)目組成員參加，會(huì)議中企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)推動(dòng)項(xiàng)目的決心，趙經(jīng)理公司領(lǐng)導(dǎo)宣布項(xiàng)目組成立。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和趙經(jīng)理公司領(lǐng)導(dǎo)共同宣布項(xiàng)目的啟動(dòng)，會(huì)議確認(rèn)了項(xiàng)目的章程和項(xiàng)目計(jì)劃。

三、項(xiàng)目執(zhí)行 項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程組主要任務(wù)是通過(guò)采用必要的行動(dòng)，協(xié)調(diào)人力資源和其他資源，整體的、有效的實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃。主要成果是交付項(xiàng)目實(shí)際工作。趙經(jīng)理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程主要做好以下工作。

做好軟件質(zhì)量保證保證工作，安排質(zhì)量保證人員按照質(zhì)量管理計(jì)劃中確定的質(zhì)量檢查單和質(zhì)量度量指標(biāo)，定期通過(guò)過(guò)程分析和基準(zhǔn)分析工具對(duì)軟件的開發(fā)質(zhì)量進(jìn)行檢查。將收集到軟件開發(fā)過(guò)程各種度量數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出變更請(qǐng)求和糾正措施。目

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是項(xiàng)目成功的重要保證，對(duì)一些新加入的團(tuán)隊(duì)的團(tuán)隊(duì)成員要進(jìn)行重點(diǎn)觀察和對(duì)話，使其盡快投入到工作中。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中遇到困難時(shí)，舉辦一些團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，增加凝聚力和戰(zhàn)斗力。對(duì)團(tuán)隊(duì)成員中工作成績(jī)優(yōu)秀成員及時(shí)給與認(rèn)可和獎(jiǎng)勵(lì)。

為使項(xiàng)目成員盡快成長(zhǎng)，利用業(yè)余時(shí)間舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，團(tuán)隊(duì)工作效率和效果有了較大的提高。當(dāng)然任何項(xiàng)目都不可能是一帆風(fēng)順，團(tuán)隊(duì)成員也會(huì)因?yàn)楣ぷ髡J(rèn)識(shí)和協(xié)調(diào)發(fā)生沖突，作為項(xiàng)目的管理者，趙經(jīng)理把問(wèn)題解決放在第一位，及時(shí)的處理團(tuán)隊(duì)成員的沖突。當(dāng)然預(yù)防沖突的發(fā)生也是管理者必須要做好工作，趙經(jīng)理把可能產(chǎn)生沖突各種原因做了問(wèn)題日志，思考周全避免發(fā)生沖突。

項(xiàng)目信息分發(fā)工作也是項(xiàng)目實(shí)施重要工作，按照溝通計(jì)劃，把項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中工作績(jī)效信息，按照相關(guān)性和及時(shí)性的原則分發(fā)到干系人的手中，采用正式溝通和非正式溝通相結(jié)合的方式征求干系人的意見，保證項(xiàng)目成功實(shí)施。

四、監(jiān)督和控制項(xiàng)目,監(jiān)控過(guò)程組的主要任務(wù)是定期測(cè)量和實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展情況，通過(guò)掙值管理和專家判斷工具，以項(xiàng)目工作計(jì)劃作為基準(zhǔn)與項(xiàng)目進(jìn)行各階段工作績(jī)效信息比較，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目出現(xiàn)的問(wèn)題和偏差，提出預(yù)防措施、糾正措施和缺陷修復(fù)措施的建議。有變更需求，向變更委員會(huì)提交變更申請(qǐng)，進(jìn)入項(xiàng)目整體變更控制。主要成果是，在要求的時(shí)間、成本和質(zhì)量限制范圍內(nèi)獲得滿意的結(jié)果。

項(xiàng)目整體變更控制是指在項(xiàng)目生命周期內(nèi)對(duì)項(xiàng)目變更進(jìn)行識(shí)別、評(píng)價(jià)和管理的工作，這也是項(xiàng)目經(jīng)理及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的一項(xiàng)重要工作。如前所述，該項(xiàng)目的復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實(shí)施周期長(zhǎng)，所以其中的變更是在所難免的。當(dāng)有變更要求提出的時(shí)候，作為項(xiàng)目經(jīng)理，趙經(jīng)理都會(huì)召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)相關(guān)人員，進(jìn)行協(xié)商討論和工作安排。主要內(nèi)容有：

對(duì)變更進(jìn)行識(shí)別：本人在項(xiàng)目開始前就設(shè)計(jì)了變更管理表，各小組負(fù)責(zé)人通過(guò)變更管理表收集相關(guān)方面的變更申請(qǐng)，然后匯總到本人這里。之后本人則召集大家開會(huì)討論，逐一確認(rèn)變更是否成立：明確哪些變更是已經(jīng)發(fā)生過(guò)并解決掉的;哪些是無(wú)效的變更，以及如何向提出干系人說(shuō)明;最后就是識(shí)別真正有效的變更。

對(duì)變更進(jìn)行評(píng)審：在變更識(shí)別后，對(duì)變更要進(jìn)行一個(gè)評(píng)審和分級(jí)的過(guò)程，因?yàn)橛行┳兏赡軤恳话l(fā)而動(dòng)全身，需要上報(bào)公司高層，有些變更可能會(huì)影響其他模塊，而有些變更屬于輕微，可以立即處理等。

對(duì)變更加以管理：項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理中必須事前制定變更控制流程，事中必須嚴(yán)格執(zhí)行，事后做好變更管理和項(xiàng)目干系人的溝通。變更并不可怕，如何應(yīng)對(duì)變更，做好變更管理才是最重要的。

按照項(xiàng)目整體管理的指導(dǎo)方法，項(xiàng)目組在變更發(fā)生時(shí)，要求必須輸入項(xiàng)目計(jì)劃、變更申請(qǐng)和績(jī)效報(bào)告等重要內(nèi)容，輸出更新后的項(xiàng)目計(jì)劃、糾正措施和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)記錄等。通過(guò)這些做法，使項(xiàng)目組的項(xiàng)目變更控制與管理工作規(guī)范有序。

五、項(xiàng)目收尾 項(xiàng)目收尾過(guò)程組的主要任務(wù)是采取正式的方式對(duì)項(xiàng)目成果、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目階段進(jìn)行驗(yàn)收，確保項(xiàng)目或項(xiàng)目階段有條不紊的結(jié)束。趙經(jīng)理主要項(xiàng)目管理收尾和合同收尾兩項(xiàng)工作。管理收尾總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和管理過(guò)程文檔作為組織過(guò)程資產(chǎn)進(jìn)行歸檔，軟件交付，通過(guò)正式驗(yàn)收，進(jìn)行合同收尾相關(guān)工作。

綜上所述，通過(guò)以上五個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)行管理，使得該項(xiàng)目順利成功地實(shí)施并交付使用，取得了用戶的一致好評(píng)。現(xiàn)在回頭再看，該項(xiàng)目的成功得益于項(xiàng)目組在項(xiàng)目的初期就引入了項(xiàng)目整體管理理念和方法，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了科學(xué)、規(guī)范的整體管理。通過(guò)項(xiàng)目整體管理，使項(xiàng)目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間充分地、有機(jī)地結(jié)合在一起，極大地提高了項(xiàng)目的實(shí)施效率。當(dāng)然，項(xiàng)目中還存在一些不足之處，相關(guān)問(wèn)題正在總結(jié)之中。