流程優化建議分析處理
流程管理部門收到流程優化建議表后,還應該對所有的流程優化建議做一個整合及分析。因為很多流程優化建議可能過于簡單,或者說反映的問題只是現象并非本質,如果流程管理部門直接把這些信息直接轉發給流程所有者,不利于及時得到處理。所以流程管理部的人員可以與提議人對所提的流程優化建議進行確認及細化。然后把整理后的優化需求反饋到流程所有者那里去解決。
如果流程優化需求顆粒度比較小,直接由流程所有者安排相關人員處理即可。流程管理部門人員則主要負責跟進那些建議得到閉環處理的。
有一些流程優化建議顆粒度可能比較大,需要以項目的方式開展。這時候可以要求流程所有者成立部門級流程優化項目,由流程所有者主導完成即可。 具體的項目運作方法同樣參考“流程優化六步法”,這里就不再重復。但要注意的是,部門級流程優化項目完成項目計劃書后必須交流程管理部門備案,如表6 -22所示。對于部門級流程優化項目,流程管理部門及管理改進委員會無須像公司級流程優化項目一樣提供“保姆式”的服務。流程管理部門對這些項目管理的重點在于提供必要的支持和協助,并負責評估項目效果以便激勵。需要注意的是,部門級流程優化項目并非全部來自于流程優化建議,也可能是流程所有者自發組建的。