2.流程優化需求的整合
當所有的流程優化申報反饋回來時,以及其他各渠道的流程優化需求得到識別后,我們需要對這些需求進行整合,以便分析。
在整合之前,對流程優化需求進行充分的了解是非常必要的。因為往往很多部門提交的優化需求只是問題的表象而已,表象背后的問題本質并沒有浮現。 所以流程管理人員需要與申報者進行專門的溝通,以便對每一個優化需求進行全面深入的了船,把握需求的核心,從而有利予更好地做好需求的整合。我們一般是通過開“流程優化需求確認會”的形式與各部門對匯總后的需求進行探討溝通,重點在于明確需求、了解需求的重要度、設定問題大致的改善思路及目標。 如果不能一次就需求達成一致,還需要進行需要多次的溝通,直到流程管理人員能駕馭這些需求為止。
整合流程優化需求的方法很多,但根據我們的經驗,以流程導向整合最好。 具體一點就是說按照流程的分級/分類/分段,對收集到的各種優化需求進行重新分解或整合,然后歸類到所在的流程。這樣便于更清楚地看清問題的本質。 當然如果貴公司還沒完成流程規劃,也沒關系,只要把所有的需求做一個歸類即可。這里我們同樣提供一個樣本供參考,如表6-4所示。