第七步:跟進流程稽查問題整改
這是最重要而且又最容易被忽視的環節。我們多次強調流程稽查的目的是為了改進,所以切不可發出稽查報告之后,不花時間跟進問題的改進,而又匆匆地投入另一個流程的稽查中。流程稽查問題整改中最關鍵的要素是問題嚴重度的評估及問題的根源分析。問題嚴重度分析的目的是根據公司資源配備狀況及工作優先安排,評估在流程稽查中發現的問題哪些是重要的?哪些是緊迫的?哪些是需要立即采取措施進行整改的?而哪些又是次要的,無須立即改善的?切不可認為只要發現問題就應當要改進,要考慮改進的投入及問題本身的重要度。例如企業文化層面的問題、員工行為習慣的問題不是簡單地處理就能夠解決的。對于問題產生根源的分析是問題能夠真正徹底解決的關鍵,從表象上來看流程會有很多的問題,但如果從根源上分析,問題的本質往往只有一個。為此不論是流程的所有者還是獨立的第三方都應當花大力氣去思考問題產生的原因,一直深挖到問題的根本,然后再制定有針對性的糾正措施去改善。
對于流程稽查問題整改的跟進一定要到位,要讓公司感受到對于問題改進的重視,感受到流程稽查的真正目的。如果只做流程稽查而做不好流程改進的跟進,流程稽查會很難持續地開展下去。必要的時候,要對流程做再次稽查,對比分析來評估整改措施的效果。