第四步:設(shè)計稽查線路與實施計劃
由于流程稽查可能要查閱多個記錄,同樣的記錄會被多個不同稽查點使用,要保證流程稽查的效率,需要匯總不同稽查點的稽查方法,設(shè)計一個最佳的稽查路線。在設(shè)計流程稽查線路的時候,首先是要拿到流程運行過程的一 個匯總臺賬,通過這個臺賬去追溯流程執(zhí)行的過程,確定抽樣的安排。例如稽查培訓(xùn)流程的時候可以使用《培訓(xùn)計劃》,稽查人員異動管理的時候可以使用《員工花名冊》等。其次,在設(shè)計流程稽查線路的時候要以“流程記錄”為對象確定一個稽查順序安排,保證一次查閱某項記錄的時候能夠完成對所有相關(guān)稽查點的稽查,盡量避免為了不同的稽查目的反復(fù)去查找同一份記錄。最后要設(shè)計好稽查點之間的關(guān)聯(lián),當(dāng)某項記錄出現(xiàn)什么情況的時候可以通過抽查另外一項記錄解決問題。
流程稽查的計劃主要需與配合稽查的部f_]和崗位做好工作時間的銜接,如果流程稽查方法與稽查線路設(shè)計得比較到位,那么流程稽查本身就不會花費太多時間。