5.4 如何開展流程稽查
首先,我們來談談流程稽查由誰負責?這有兩種選擇:一種是流程歸口管理部門或流程所有者;另一種是獨立的第三方,如流程管理專業部門。先來分析一 下,兩種角色之間的差異。如果是流程歸口管理部門,由于它熟悉流程的規則及流程運行的情況,理解流程的目的、目標及管理原則,所以它負責流程稽查的時候,善于把握流程的關鍵點,稽查會直接面向問題,能夠非常清晰地設計稽查的路線,知道要稽查哪些記錄、資料,要訪談哪些問題,而這些操作都可以與日常工作緊密結合起來,非常清楚按照怎樣的邏輯順序開展,歸納起來就是稽查成本低、效果好。從另外一個方面來說,由于流程歸口管理部門或流程所有者是對流程結果負責的人,他們會更加重視稽查結果的應用,更有能力知道如何根據流程稽查結果采取流程改善措施,有助于流程績效的提升。顯而易見,流程歸口管理部門或流程所有者負責流程稽查,投資少,見效快,投資回報高。如果是獨立的第三方負責流程稽查,由于他不在流程中操作,他先要花費大量的時間去熟悉流程、理解流程,而且往往還是一知半解。通常情況下,他不臺旨真正理解流程,他能夠做的就是簡單地根據制度要求進行核對,能夠對淺層的符合性負責,但沒有能力發掘出流程深層的問題。當然,第三方稽查也有其先天的優勢,就是責任回避,他可以做到流程稽查結果公正、客觀。