所有者助手在推動流程執(zhí)行方面要承擔哪些職責呢?他要對流程全過程負責監(jiān)控,對流程的符合性負責,當流程出現(xiàn)不符合的時候,及時地退回,要求前端環(huán)節(jié)重新糾正后再走流程;當流程出現(xiàn)延遲的時候,他會提醒流程當前處理環(huán)節(jié)盡快完成流程的處理,以確保流程運行時效。
這樣的角色其實在每個流程團隊都能夠找出來,比如費用報銷流程的財務(wù)控制人員,當流程發(fā)生變更的時候,報銷申請如果不按新的流程操作,到了費用報銷處理專員處會被卡住,他會告訴申請者錯誤所在,并把正確的申請方式給他,直到他的申請符合流程為止。為了提升流程效率,財務(wù)控制人員會在制度變更的時候,發(fā)出郵件通知相關(guān)人員變化點,并會定期地舉行流程操作培訓。當操作者不熟悉流程規(guī)定的時候,他可以直接求助這個財務(wù)控制人員,在這里能夠得到最清晰、最專業(yè)、最容易懂的解釋。
如果每個流程都有一個助手來協(xié)助流程所有者確保流程執(zhí)行力,我們有理由相信流程設(shè)計之后是有執(zhí)行保障的。當然這里有一個前提條件就是流程助手要有非常強的制度執(zhí)行意識及制度推動執(zhí)行的能力,而且公司高層不能利用個人權(quán)威跨越流程(高層不能帶頭違反流程)。
某公司的管理副總抱怨:公司的流程沒有執(zhí)行力,制度里明確規(guī)定需要經(jīng)過他的批準之后才能夠通過的事情,但實際就是沒有人按這個流程去執(zhí)行,而當他知道的時候,不符合已經(jīng)是很普遍的事實。問題在流程執(zhí)行中缺乏一個執(zhí)行者幫助他來把關(guān),沒有這樣的人去發(fā)現(xiàn)流程不符合,并對不符合進行處理。另外, 也存在公司缺乏制度意識的可能,如果公司高層帶頭違反流程、違反制度,流程的執(zhí)行肯定會是一句空話。