某企業IT項目范圍管理綜述
 一、問題描述    
項目范圍蔓延及變更在以往的項目實施過程中一直是難以控制的事情。寶信軟件在最近實施的一個項目中，采用了SAP的ASAP實施方法，并借鑒了其他公司的管理經驗，進行了有效的項目范圍管理。在項目實施過程中，為了防范范圍變更的風險，在項目組織上，管理制度上，實施策略及實施方法上制定了有效的項目范圍管理方法，因而取得了良好的效果，在整個實施過程中，只在項目業務藍圖階段發生過二次小的業務變更，一次大的業務變更，且并未對整個項目的實施進度產生重大影響。
項目背景
在系統實施前，**鋼廠的信息化建設非常落后。幾乎沒有系統硬件及網絡平臺；企業各業務部門的管理幾乎都處于手工管理狀態或信息孤島狀態,大大制約了企業管理效率和管理水平的提高。
系統環境
經過4個月的艱苦努力，為**鋼廠搭建了網絡，硬件，軟件平臺（SAP）。**鋼廠管理信息系統生產服務器采用兩臺DELL PowerEdge 6450服務器和DELL Powervault 210盤陣構成雙機容錯群集系統。兩臺服務器通過網絡實現心跳線（Heart Beating Line），互相偵聽對方的運行狀態，一旦對方出現運行故障自動接管其運行的任務，實現系統不間斷運行；管理信息系統運行的軟件環境為WINDOWS NT 4.0和SQL SERVER，ERP應用軟件采用SAP R/3；管理信息系統網絡為100M交換式快速以太網，利用交換機上10M/100M端口連接服務器、圖形工作站、下級網絡。各連網的計算機按部門采用單獨的VLAN,通過路由與管理信息系統交換數據。網絡設備全部采用美國思科系統公司生產的交換機和路由器；網絡管理軟件采用CISCOWORKS。
3.項目效果    管理信息系統的建立使**鋼廠實現了對企業資源一體化的控制和管理，有效地提高了管理水平及管理效率，實現了企業的物流，信息流，資金流的高度統一。如此高效的項目實施效率得益于項目組全體成員和客戶的努力工作，但有效的項目范圍管理無疑奠定了項目成功的基礎。
二、 解決方法
1． 項目啟動階段的范圍管理(1)分階段實施的實施策略    **鋼廠ERP項目整個項目范圍覆蓋了企業管理的各個方面，涉及范圍廣泛。全面啟動，必然需要大量的人員配備，很長的實施周期。同時由于實施初期用戶對ERP的認識不夠，使得整個實施過程達不到預期的效果。    因此在**鋼廠的實施過程中我們采用整體規劃、分步實施、建立模板，不斷推進的策略，將整個實施分為二個階段，第一階段集中精力，重點投入，保證企業的核心業務的順利運行。第二階段在總結一期實施經驗的基礎上，全面推廣，將業務擴展到企業管理的各個方面。     第一階段實施內容包括了建立企業網絡，硬件，軟件平臺，完成企業的核心業務：采購，庫存，銷售，生產，財務，成本模塊的上線。第二階段實施內容包括質量管理，設備維護，人事管理模塊。
(2)由用戶參與的項目組織結構    在項目實施過程中我們組建了包括用戶經理和用戶業務經理，關鍵用戶在內的項目組織結構。在項目實施過程中，用戶方項目經理參與關鍵事項的討論及決策，用戶業務經理需參與項目業務流程定義，系統測試驗收并負責本部門對口業務的項目推進工作。關鍵用戶應全職參與項目，并成為項目中堅力量。
    組建由用戶參加的項目組織結構，不僅增加了實施人員與用戶溝通和交流的機會，使用戶在與項目實施人員的一起工作過程中充分了解項目的范圍，實施進展，面臨的問題及其解決方法。而且在共同工作的過程中對項目的實施形成了共識，并為著同一目標共同努力。避免對項目范圍及進展理解上的差異，有利于項目的順利實施。
     (3)充分的需求分析調研
    業務需求分析是準確確定項目范圍的基礎，為了保證用戶需求分析的全面，準確。在向用戶進行需求分析調研時，我們首先制定需求分析計劃，明確規定需求調研時間，用戶參加人員，調研內容，實施人員；同時要求各個實施人員依據項目背景資料及以前其他項目的實施經驗做好需求調研準備，認真編制需求分析問詢表，詳細列出調研問題提綱。以避免在調研中過程遺漏相關內容；在調研過程中實施人員對用戶進行啟發和誘導，使用戶能有條理，系統地描述需求，并在調研中詳細記錄調研問題的答案。在此基礎上編制用戶需求說明書。
2. 計劃階段的項目范圍管理
    合理，精準的范圍定義是項目范圍管理的基礎，在范圍計劃階段，我們采取了以下措施，保證項目范圍的精準定義。
(1)制定范圍計劃
    在對企業進行業務調查和需求分析的基礎上,明確定義系統范圍，這是整個項目管理的脊梁。 
    在實施過程中，我們首先制定范圍說明書。在范圍說明書中明確定義項目范圍，各階段的交付物，采用的實施方法（SAP ASAP），并對相應用功能進行細致描述，避免理解上的二義性。 
    (2)范圍定義
    在范圍說明書的基礎上，我們采用由上而下的方法，按照項目的不同階段劃分WBS。范圍細化至每個特定的功能。使得分解后的任務可管理，可定量檢查。使項目實施人員有章可循，同時便于項目經理在不同階段有效控制中間成果同時不至于陷入到項目細節中去。
3． 在各個階段執行過程中的范圍管理
(1)項目例會制度
    為了加強對于項目進度的有效監控，對重要問題及時做出決策，對項目的成果和問題及時通報，建立了ERP項目組例會制度（如下圖）。 通過項目例會制度，用戶與實施人員之間不僅進行了充分的溝通和交流，而且用戶不斷對項目范圍及已經取得的成果進行確認。避免了在項目實施后期范圍變更的巨大風險。