8．4案例四：風險管理方案
 閱讀以下關于信息系統項目管理過程中風險管理方面問題的敘述，回答問題1至問題3。
8.4.1案例場景
    2000年，國內一家省級電信公司(H公司)打算上某項目，經過發布RFP (需求建議書)，以及談判和評估，最終選定中培信息技術有限公司(Z公司)為其提供IP電話設備。宏達公司作為Z公司的代理商，成為了該項目的系統集成商。李先生是該項目的項目經理。
    該項目的施工周期是三個月。由Z公司負責提供主要設備，宏達公司負責全面的項目管理和系統集成工作，包括提供一些主機的附屬設備和支持設備，并且負責項目的整個運作和管理。Z公司和宏達公司之間的關系是一次性付賬。這就意味著Z公司不承擔任何風險，而宏達公司雖然有很大的利潤，但是也承擔了全部的風險。
    3個月后，整套系統安裝完成。但自系統試運行之日起，不斷有問題暴露出來。H公司要求宏達公司負責解決，可其中很多問題涉及Z公司的設備問題。因而，宏達公司要求Z公司予以配合。但由于開發周期的原因，Z公司無法馬上達到新的技術指標并滿足新的功能。于是，項目持續延期。為完成此項目，宏達公司只好不斷將Z公司的最新升級系統(軟件升級)提供給H公司，甚至派人常駐在H公司(外地)。
    又經過了3個月，H公司終于通過了最初驗收。在宏達公司同意承擔系統升級工作直到完全滿足RFP的基礎上，H公司支付了10%的驗收款。然而，2002年底，Z公司由于內部原因暫時中斷了在中國的業務，其產品的支持力度大幅下降，結果致使該項目的收尾工作至今無法完成。
    【問題1】(8分)
    請用200字以內文字描述該項目存在的主要問題和原因。
    【問題2】(8分)
    請用300字以內文字結合你本人的實際項目經驗，描述如何解決案例中所述問題的辦法。
  【問題3】(9分)
    請用400字以內文字說明如果你是李經理，·你覺得應如何制定有效的項目風險管理方案嗎？
8.4.2案例分析
 【問題1】
    該項目最終失敗的原因主要在于風險控制和風險處理機制。導致項目失敗，尤其是項目預期的經濟指標沒有完成，這是非常遺憾的事情。項目失敗或沒有達到預期的經濟指標的因素有很多，其中風險管理是一個極為重要的因素。
    在很多IT項目中，由于競爭和其他原因造成了風險過度集中在某一個相對弱勢的角色身上。在本案例中，宏達公司就處于這樣的境地：一方面它需要依賴代理Z公司的產品生存，另一方面要它還必須要滿足用戶的具體需求。
    我們知道，項目經理有識別和處理風險的責任。通常，項目經理在運作這樣的項目時，要充分考慮到自己公司所處的地位，充分發揮自己的作用，平衡各方的利益。
    【問題2】
    事實上，項目管理知識體系中關于風險管理方面有非常詳細的論述。不過，在實際工作中，如果完全照搬國外項目管理的風險識別和控制理論，是很難達到較好的效果。一般來說，對于國內公司的項目經理來說，除了理解項目管理知識體系中的理論外，還需要在實踐中進行總結。
    (1)簽合同前的“須知”
    一般情況下，如果項目經理在項目合同簽訂以前加入項目，可以充分利用項目采購管理一章的知識，了解自己公司在項目中的位置，對買方提出的RFP認真回答，規避潛在的風險，這是非常重要的。對于RFP中過高的要求不能完全滿足時，應充分說明，并在以下幾個方面有充分的準備和考慮：
    ①合同的類型。通常，在IT項目中，代理商與最終用戶的合同類型是很難改變的固定價格合同，但對代理商和設備商之間的合同是有很多講究的。代理商和國外供貨商一般是通過信用證付款，但很多時候，為了拿到訂單，供貨商通常給予代理商一定的信用額度和付款方式的優惠。代理商應充分利用這一利害關系，在合同簽訂以前決不能輕易讓步。
    ②項目實施方對項目的熟悉程度。通常情況下，做一個成熟項目的風險小，而做新項目的風險高。在本案例中，宏達公司是第一次進行類似的項目，并不完全了解其中的風險，更無可利用的歷史數據。因此，在這種情況下，最好采用“讓利于人，風險共擔”的策略。具體做法是，將已經識別的具有風險的部分外包(風險轉移)，或者單獨與供貨商簽訂補充合同。這樣做可能損失了部分利益，但降低了風險，并且減少了很多額外投入。
    ③具有明確的規范(Specification),包括設計規范(Design),功能性規范(Functional)、性能規范(Performance).明確的規范是識別風險和規避風險的前提條件。如果已經具有一定的歷史數據，可以采用頭腦風暴的方式對規范加以確認和識別，這項工作可與風險識別同時進行。
    (2)風險的預警和量化
    在項目的進行過程中，項目經理和項目的擁有人要將風險管理納入日常工作的重要步驟。要明確成本與風險、成本與時間的關系。在制定完善的風險管理計劃的基礎上，從以下幾個方面入手。
    ①建立管理風險預警機制。對于風險集中的一方，建立管理風險預警是風險管理計劃的重要補充。這里的預警是指對有可能超出項目經理管理范圍的風險事件的預警。預警機制可由低到高，并由定期的項目聯席管理(多方)會議討論處理。這樣可以減少處理風險事件的響應時間；同時，使高層管理者能夠及時介入，處理可能產生的風險。
    ②風險的量化。之所以單獨將風險的量化加以論述，是因為很多情況下，項目經理的確已經對風險進行了識別，并采取了應對措施，但并未對此風險帶來的影響進行量化(通常可以以貨幣或者時間損失加以估算)。量化過的風險是項目經理采用相應對策的前提。在本案例中，宏達公司了解Z公司升級軟件不能按時提供，這本身就需要量化。這個風險帶來的就是10%的驗收款和10%尾款的不能按時支付。如果一開始，宏達公司能夠將付款和風險對應起來，就知道該風險是管理風險，并且是不能夠接受的。
    總之，風險集中的項目管理起來是極為復雜的。要盡量在第一時間把事情考慮好，不能指望風險小的一方替風險大的一方承擔很多責任。尤其是目前進入中國市場的國外企業很多，情況復雜，IT市場的變化有時很難預測，更應該注意風險帶來的影響。
    【問題3】
    如何制定有效的項目風險管理方案？
    在全面分析評估風險因素的基礎上，制定有效的管理方案是風險管理工作的成敗之關鍵，它直接決定管理的效率和效果。因此，翔實、全面、有效成為方案的基本要求，其內容應包括：風險管理方案的制定原則和框架、風險管理的措施、風險管理的工作程序等。
    (1)風險管理方案的制定原則
    ①可行、適用、有效性原則
    管理方案首先應針對已識別的風險源，制定具有可操作的管理措施，適用有效的管理措施能大大提高管理的效率和效果。
    ②經濟、合理、先進性原則
    管理方案涉及的多項工作和措施應力求管理成本的節約，管理信息流暢、方式簡捷、手段先進才能顯示出高超的風險管理水平。
    ③主動、及時、全過程原則
    項目的全過程建設期分為前期準備階段(可行性研究階段、勘察設計階段、招標投標階段)、施工及保修階段、生產運營期。對于風險管理，仍應遵循主動控制、事先控制的管理思想，根據不斷發展變化的環境條件和不斷出現的新情況、新問題，及時采取應對措施，調整管理方案，并將這一原則貫徹項目全過程，才能充分體現風險管理的特點和優勢。
    ④綜合、系統、全方位原則
    風險管理是一項系統性、綜合性極強的工作，不僅其產生的原因復雜，而且后果影響面廣，所需處理措施綜合性強。例如，項目的多目標特征(投資、進度、質量、安全、合同變更和索賠、生產成本、利稅等目標)。因此，要全面徹底地降低乃至消除風險因素的影響，必須采取綜合治理原則，動員各方力量，科學分配風險責任，建立風險利益的共同體和項目全方位風險管理體系，才能將風險管理的工作落到實處。
    (2)風險管理方案計劃書內容框架
    計劃書一般應包括：
    ①項目概況；
    ②風險識別(分類、風險源、預計發生時間點、發生地、涉及面等)；
    ③風險分析與評估(定性和定量的結論、后果預測、重要性排序等)；
    ④風險管理的工作組織(設立決策機構、管理流程設計、職責分工、工作標準擬訂、建立協調機制等)；
    ⑤風險管理工作的檢查評估。
    風險管理的綜合性措施：
    ①經濟性措施：主要措施有合同方案設計(風險分配方案、合同結構設計、合同條款設計)；保險方案設計(引入保險機制、保險清單分析、保險合同談判)；管理成本核算。
    ②技術性措施：技術性措施應體現可行、適用、有效性的原則，主要有預測技術措施(模型選擇、誤差分析、可靠性評估)；決策技術措施(模型比選、決策程序和決策準則制定、決策可靠性預評估和效果后評估)；技術可靠性分析(建設技術、生產工藝方案、維護保障技術)。
   ③組織管理性措施：主要是貫徹綜合、系統、全方位原則和經濟、合理、先進性原則，包括管理流程設計、確定組織結構、管理制度和標準制定、人員選配、崗位職責分工，落實風險管理的責任等。還應提倡推廣使用風險管理信息系統等現代管理手段和方法。
8.4.3參考答案
    【問題1】(8分)
    該項目最終失敗的原因主要在于風險控制和風險處理機制。在很多IT項目中，由于競爭和其他原因造成了風險過度集中在某一個相對弱勢的角色身上。在本案例中，宏達公司就處于這樣的境地：一方面它需要依賴代理Z公司的產品生存，另一方面要它還必須要滿足用戶的具體需求。
    【問題2】 (8分)
    一般情況下，如果項目經理在項目合同簽訂以前加入項目，可以充分利用項目采購管理一章的知識，了解自己公司在項目中的位置，對買方提出的RFP認真回答，規避潛在的風險，這是非常重要的。對于RFP中過高的要求不能完全滿足時，應充分說明。在項目的進行過程中，項目經理和項目的擁有人要將風險管理納入日常工作的重要步驟。要明確成本與風險、成本與時間的關系。制定完善的風險管理計劃，建立管理風險預警機制。
    【問題3】(9分)
    在全面分析評估風險因素的基礎上，制定有效的管理方案是風險管理工作的成敗之關鍵，它直接決定管理的效率和效果。因此，翔實、全面、有效成為方案的基本要求，其內容應包括：風險管理方案的制定原則和框架、風險管理的措施、風險管理的工作程序等。