論項(xiàng)目的風(fēng)險管理
【摘要】
本文以我負(fù)責(zé)某網(wǎng)通公司的本地網(wǎng)計費(fèi)系統(tǒng)集成項(xiàng)目為實(shí)例，就本人的一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)探討一下信息系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險管理；在該項(xiàng)目中我受公司指定，擔(dān)任乙方項(xiàng)目經(jīng)理，在本項(xiàng)目的實(shí)施中，我們遇到下面三個風(fēng)險問題：項(xiàng)目范圍定義不清楚，合同中關(guān)于項(xiàng)目范圍的定義有歧義；用戶關(guān)鍵的系統(tǒng)負(fù)責(zé)人不配合；在項(xiàng)目實(shí)施期間，用戶要求對關(guān)鍵的里程碑時間向前調(diào)整兩周。針對上面三個問題，我們通過：項(xiàng)目范圍定義和定量風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對規(guī)劃解決第一個問題；項(xiàng)目風(fēng)險識別、項(xiàng)目干系人管理、風(fēng)險監(jiān)控解決第二個問題；項(xiàng)目風(fēng)險識別、定性和定量風(fēng)險分析及風(fēng)險監(jiān)控解決第三個問題。通過項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的努力，該項(xiàng)目按進(jìn)度完成，達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)要求，同時也滿足了用戶的額外的要求，贏得用戶稱贊和公司管理層的肯定。
【正文】
項(xiàng)目風(fēng)險管理是項(xiàng)目管理的一個重要組成部分，是項(xiàng)目管理的九大知識領(lǐng)域之一，也是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵要素之一。由于項(xiàng)目的獨(dú)特性、臨時性和漸進(jìn)明細(xì)性，因此項(xiàng)目必然會存在很多風(fēng)險，風(fēng)險又分為消極和積極的，針對消極風(fēng)險我們需要采取回避、轉(zhuǎn)移、減輕等策略來處理；針對積極風(fēng)險我們需要采取開拓、共享、加強(qiáng)等策略來處理；同時由于它是項(xiàng)目管理的一部分，我們必須做好風(fēng)險規(guī)劃、定性風(fēng)險分析、定量風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對規(guī)劃和風(fēng)險監(jiān)控等管理過程，這樣才能回避和轉(zhuǎn)移消極風(fēng)險，開拓和共享積極風(fēng)險。
2012年，根據(jù)某網(wǎng)通公司和我公司簽署的本地計費(fèi)系統(tǒng)集成一期合同，本項(xiàng)目要求搭建三個地市本地網(wǎng)計費(fèi)系統(tǒng)軟件運(yùn)行的系統(tǒng)平臺，它主要包括主機(jī)系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)三塊；目的是為三地市上線的計費(fèi)軟件搭建運(yùn)行的基礎(chǔ)架構(gòu)平臺。公司指派我擔(dān)任本集成項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，組織實(shí)施了本項(xiàng)目的實(shí)施工作，該項(xiàng)目從2012年1月中旬啟動，2012年4月12日正式簽署，用戶要求8月20日前搭建好軟件的運(yùn)行平臺。本項(xiàng)目涉及某省網(wǎng)通公司省公司和3家地市分公司，及四家原廠商，兩家供貨商，兩家軟件接口廠商。
在項(xiàng)目實(shí)施過程中我們遭遇到三個風(fēng)險問題；第一個問題是項(xiàng)目范圍定義不清楚，雙方對項(xiàng)目中涉及到的網(wǎng)絡(luò)布線、電源布線由誰負(fù)責(zé)不能達(dá)成共識；合同中也沒有清晰的界面，對于這方面的工作，合同中說明是由集成公司負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決；第二個問題是用戶系統(tǒng)集成負(fù)責(zé)人不配合，由于本項(xiàng)目是我公司跟這個網(wǎng)通公司的第一個集成合同，用戶集成負(fù)責(zé)人跟上個集成公司的關(guān)系都非常融洽；我們每次找他溝通問題時他都不配合或者采取回避的方式；第三個問題是在項(xiàng)目實(shí)施過程中，因?yàn)橛脩纛I(lǐng)導(dǎo)要求軟件提前一個月上線，這樣用戶也要求我們系統(tǒng)平臺要在7月底前要搭建完成；這三個風(fēng)險問題給我們項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)造成非常大的困擾，也給項(xiàng)目進(jìn)度造成兩周的延誤。
針對范圍定義不清風(fēng)險的管理
由于用戶堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)布線和電源布線是有我們公司負(fù)責(zé)，而我們堅(jiān)持是用戶負(fù)責(zé)，在這種情況下，我們跟用戶一起商量先不談?wù)l負(fù)責(zé)的問題，我們先確認(rèn)有哪些項(xiàng)目范圍的定義不清楚或者理解上不一致，對歧義和不一致部分的工作先達(dá)到共識；通過討論和確認(rèn)只有網(wǎng)絡(luò)布線和電源布線這兩部分工作不能確定由誰負(fù)責(zé)；同時我們進(jìn)行風(fēng)險定量分析，通過數(shù)據(jù)收集和表示技術(shù)，計算出解決這部分風(fēng)險所需要的成本（大概是15萬元），由于項(xiàng)目的進(jìn)度非常緊張，用戶也非常著急，而這個風(fēng)險問題必須解決；針對這個局面我們考慮的應(yīng)對策略是這部分工作的成本前期由我們來負(fù)責(zé)，但用戶必須承諾在二期項(xiàng)目中包含此費(fèi)用，需要用戶簽署備忘錄。通過和用戶討價還價，用戶最終簽署備份錄，這樣給公司集成二期項(xiàng)目也帶來積極的因素。
針對用戶不配合風(fēng)險的管理
針對該風(fēng)險，我們采取的是風(fēng)險識別、項(xiàng)目干系人管理和風(fēng)險監(jiān)控的管理辦法來處理。首先，針對用戶多次不配合問題，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險識別活動，采用頭腦風(fēng)暴法和德爾菲法來發(fā)現(xiàn)哪些風(fēng)險和這些風(fēng)險的應(yīng)對策略，同時進(jìn)行項(xiàng)目干系人管理，進(jìn)行項(xiàng)目干系人的期望和需求分析，了解用戶的需求和他們的態(tài)度及他們關(guān)注的地方，根據(jù)我們分析知道該用戶對工作非常負(fù)責(zé)，勇于承擔(dān)責(zé)任；因此我們決定采取和用戶吵架的方式來贏取用戶的配合，我們決定就原廠商關(guān)于高可靠性部分不合理的方案進(jìn)行爭吵，由于用戶支持原廠商這個方案，所以我們提前將我們方案和原廠家方案的優(yōu)勢和劣勢列出來發(fā)郵件給用戶，同時通過電話跟用戶就此方案溝通一下；然后再通過會議方式集中討論這個方案，在會議上我們爭吵的非常激烈，當(dāng)然我們僅對此方案進(jìn)行爭吵，爭取到達(dá)方案的共識，同時讓用戶知道我們是為他們著想；通過爭吵我們和用戶就項(xiàng)目的實(shí)施方案和實(shí)施計劃達(dá)到共識化和統(tǒng)一化；最終用戶同意并確認(rèn)按我們的方案實(shí)施，同時在實(shí)施過程中我們有專門人員來負(fù)責(zé)此風(fēng)險的監(jiān)控，項(xiàng)目情況及時發(fā)送給用戶，并且我們主動、定期跟他溝通項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險等情況，跟他一起就項(xiàng)目的進(jìn)度、方案達(dá)成一致。
針對客戶調(diào)整項(xiàng)目里程碑進(jìn)度風(fēng)險的管理
第三個問題我們是運(yùn)用風(fēng)險識別、定性和定量風(fēng)險分析、風(fēng)險監(jiān)控的管理過程來解決的，由于用戶領(lǐng)導(dǎo)急于在11月份軟件上線，因此要求我們集成商在7月底前完成系統(tǒng)平臺建設(shè)，相當(dāng)于項(xiàng)目需要提前三周完成。為達(dá)到此目標(biāo)，我們和用戶一起進(jìn)行風(fēng)險識別活動，通過核對表分析、文件審查和圖解技術(shù)等方法，我們發(fā)現(xiàn)有些關(guān)鍵項(xiàng)目活動必須在軟件7月底完成，而有些項(xiàng)目活動可以在8月份或者9月份再實(shí)施。這些關(guān)鍵活動是存儲配置、數(shù)據(jù)庫安裝、網(wǎng)絡(luò)配置和布線，這些關(guān)鍵活動有部分是可以并行，我們通過定向和定量風(fēng)險分析并行實(shí)施的可能產(chǎn)生的后果，并制定風(fēng)險應(yīng)對計劃，通過比較風(fēng)險后果發(fā)現(xiàn)，風(fēng)險的發(fā)生是在我們承受的范圍內(nèi)，因此跟用戶確認(rèn)這些關(guān)鍵的項(xiàng)目活動在7月底前實(shí)施完成、其它的項(xiàng)目活動可以在8月份后期完成，但用戶不能以此作為不驗(yàn)收的理由，用戶同意就此簽署備忘錄。在項(xiàng)目并行期間有專門人員負(fù)責(zé)監(jiān)控項(xiàng)目的風(fēng)險，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的績效情況來監(jiān)控項(xiàng)目風(fēng)險并及時通知相關(guān)的項(xiàng)目干系人，以執(zhí)行對應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，項(xiàng)目最終在7月底完成。
總之通過風(fēng)險識別、定性和定量風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對規(guī)劃和風(fēng)險監(jiān)控等項(xiàng)目管理方法大大地解決了我在項(xiàng)目實(shí)施中遇到的問題，使項(xiàng)目目標(biāo)滿足了公司和用戶的期望，提高了用戶滿意度，加強(qiáng)了與用戶之間的信任關(guān)系，提升公司的良好信譽(yù)，同時我們也得到公司管理層的肯定和表揚(yáng)，也為公司贏得二期項(xiàng)目打定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文出現(xiàn)的問題解決辦法對企業(yè)信息化還不成熟的環(huán)境下非常有借鑒意義，因?yàn)樵诖谁h(huán)境下，用戶的需求不清晰、需求變更頻繁、用戶人員不配合、技術(shù)能力較低、對信息化認(rèn)識程度較低、合同條款定義模糊，因此需要我們有風(fēng)險意識，采取風(fēng)險識別、定性和定量風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)對規(guī)劃和風(fēng)險監(jiān)控等項(xiàng)目管理流程非常有幫助我們在項(xiàng)目中遇到的風(fēng)險。