在PMP(項目管理專業人士)實踐中,使用應急儲備是否需要走變更流程,取決于具體的使用情境和項目的管理政策。
一、通常情況
通常,應急儲備用于應對已經識別的、但尚未確定具體發生時間的風險。這些風險在項目的風險登記冊中有所記錄,并已被項目經理和項目團隊所熟知。當這些已知風險實際發生時,項目經理可能會決定使用應急儲備來應對,以維持項目進度的穩定或控制項目成本。在這種情況下,使用應急儲備通常不需要走正式的變更流程,因為應急儲備本身就是為了應對這類已知但尚未確定具體時間的風險而設立的。
二、特殊情況
然而,如果使用應急儲備涉及到對項目基準的修改,比如需要增加額外的時間或資源來應對新的風險,或者當項目中的風險超出了預期,原有應急儲備不足以應對時,這就可能觸發變更流程。在這種情況下,項目經理需要提交變更請求,并遵循變更管理流程,包括分析變更的影響、制定應對策略、獲得變更控制委員會(CCB)的批準等步驟。
三、管理建議
為了確保項目變更的合理性和有效性,同時保護項目目標的穩定性和可實現性,項目經理在使用應急儲備時應遵循以下建議:
明確應急儲備的使用條件:在項目計劃中明確應急儲備的使用條件和觸發機制,確保團隊成員對此有清晰的認識。
定期審查風險登記冊:項目經理應定期審查項目的風險登記冊,監控風險的變化情況,并根據實際情況調整應急儲備的使用計劃。
及時溝通:在使用應急儲備前,與項目團隊、干系人以及變更控制委員會進行充分溝通,確保各方對變更的認可和支持。
遵循變更管理流程:當使用應急儲備需要修改項目基準時,應遵循變更管理流程,確保變更的合理性和有效性。